FAQ für Koordinator*innen
Häufige Fragen und Antworten
Grundlagenschulung
Grundlagenschulung mit Einzelplätzen
Warum gibt es eine Mindestteilnehmendenzahl?
Die Mindestteilnehmendenzahl stellt sicher, dass ein gutes Seminarerlebnis möglich ist. Austausch, Rückfragen und gemeinsames Reflektieren sind zentrale Bestandteile der Schulung und funktionieren nur in einer ausreichend großen Gruppe.
Was passiert, wenn die Mindestteilnehmendenzahl nicht erreicht wird?
Kommt die Mindestteilnehmendenzahl nicht zustande, wird das Seminar abgesagt. Bereits angemeldete Teilnehmende können entweder auf einen anderen Termin umbuchen oder erhalten den Teilnahmebeitrag zurückerstattet.
Wie viele Termine pro Jahr werden angeboten?
Die Anzahl der Termine richtet sich nach der Nachfrage. Wenn ausreichend Bedarf besteht, biete ich gerne zusätzliche Termine an.
Warum sollte die Warteliste genutzt werden?
Über die Warteliste sehe ich, dass weiterer Bedarf besteht. Das ermöglicht es mir, zeitnah zusätzliche Termine zu planen und anzubieten.
Warum sind Buchungen verbindlich?
Verbindliche Buchungen sind notwendig, um zuverlässig mit der Mindestteilnehmendenzahl planen zu können und Seminare nicht kurzfristig absagen zu müssen.
Warum sind die Grundlagenschulungen mit Einzelplätzen auf NRW ausgelegt?
Gerade zu Beginn des Ehrenamts – aber auch später – ist es für ehrenamtliche Sprachmittler*innen wichtig zu wissen, welche Einsatzbereiche förderkonform sind und wo klare Grenzen bestehen.
Die Regelungen des Landes NRW dienen dabei als Beispiel, da ich mich hier sehr gut auskenne und bislang überwiegend Sprachmittlungspools aus NRW meine Seminare nutzen.
Im Seminar weise ich ausdrücklich darauf hin, dass
- es in anderen Bundesländern abweichende Regelungen geben kann,
- koordinierende Stellen Einsatzbereiche enger oder weiter fassen können,
- immer die Regelungen des jeweiligen Sprachmittlungspools gelten.
Inhaltlich orientiert sich die Schulung an den Vorgaben des Landes NRW zur Ausgestaltung von Rolle und Aufgaben ehrenamtlicher Sprachmittler*innen, insbesondere an
- den Grenzen der Sprachmittlung,
- sozialen und kommunikativen Kompetenzen,
- Methoden und Techniken des Dolmetschens.
Wird die Grundlagenschulung als internes Seminar gebucht, kann der NRW-Bezug entfallen.
Sprachmittlungspools haben unterschiedliche Regelungen. Wie wird das berücksichtigt, ohne zu verwirren?
Im Seminar wird klar benannt, dass stets die Regelungen des jeweiligen Sprachmittlungspools gelten. Die Schulung vermittelt allgemeine Grundlagen und Orientierung.
Wenn ein Pool sehr stark abweichende Regelungen hat, ist die Grundlagenschulung mit Einzelplätzen möglicherweise nicht die passende Form. In diesem Fall berate ich gern vorab.
Was bedeutet es konkret, dass die Schulung inhaltlich auf NRW ausgelegt ist?
In der Einführung zur Rolle ehrenamtlicher Sprachmittler*innen wird thematisiert, dass Fördermittel in der Regel festlegen, in welchen Bereichen Einsätze erlaubt sind.
Für NRW bedeutet das unter anderem den Ausschluss von
- Aufträgen von Privatpersonen,
- Aufträgen von Privateinrichtungen (z. B. Arztpraxen, Krankenhäuser),
- Gesprächen mit Rechtsfolgen (z. B. bei Rechtsanwältinnen, Ärztinnen oder im Zusammenhang mit Gutachten wie der Reisefähigkeitsprüfung),
- Aufträgen von Bildungseinrichtungen zur Ermittlung sonderpädagogischer Unterstützungsbedarfe (z. B. AOSF-Verfahren).
Diese Ausschlüsse werden im Seminar benannt und eingeordnet.
Kann ich die Grundlagenschulung buchen, wenn mein Sprachmittlungspool nicht in NRW liegt?
Ja, grundsätzlich als internes Seminar. In Absprache sind ggf. auch Einzelplätze möglich, wenn Sie einschätzen, dass der NRW-Bezug für Ihre Ehrenamtlichen passt.
Kann die Grundlagenschulung auch exklusiv für einen Pool gebucht werden?
Ja. In diesem Fall kann die Schulung gezielt an die Förderrichtlinien und Regelungen Ihres Sprachmittlungspools angepasst werden
Allgemein zur Grundlagenschulung
Warum ist die Grundlagenschulung vergleichsweise kurz?
Aus meiner Praxis als Koordinatorin und aus vielen Fortbildungen weiß ich, dass Rollenklarheit, das Verinnerlichen der Grundsätze des Dolmetschens und deren selbstbewusste Kommunikation die zentrale Grundlage für ein starkes Ehrenamt sind.
Viele Herausforderungen entstehen durch Unsicherheit oder fehlende Klarheit. Die Schulung ist daher bewusst so konzipiert, dass sie ein solides Fundament legt, ohne inhaltlich zu überfrachten.
Bei Bedarf kann sie durch weitere Fortbildungen oder vertiefende Seminare ergänzt werden.
Für welche Zielgruppe ist die Grundlagenschulung geeignet?
Die Grundlagenschulung richtet sich an ehrenamtliche Sprachmittler*innen, die neu ins Ehrenamt starten.
Ein Kontakt zur koordinierenden Stelle sollte bereits bestehen, und die grundsätzlichen Rahmenbedingungen des jeweiligen Sprachmittlungspools sollten bekannt sein.
Vorausgesetzt wird zudem ein Sprachniveau von mindestens B2.
Welche Einsatzbereiche werden in der Schulung behandelt?
Exemplarisch wird auf Gespräche in Beratungsstellen, Behörden und im Bildungssystem Bezug genommen, da dies typische Einsatzbereiche sind.
Es werden jedoch keine einzelnen Bereiche vertieft behandelt, sondern grundlegende Prinzipien und deren Übertragbarkeit thematisiert.
Erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebescheinigung?
Ja.
Bei Grundlagenschulungen mit Einzelplätzen wird die Teilnahmebescheinigung im Nachgang über Pretix bereitgestellt.
Der Zugriff erfolgt über den Link in der Anmeldebestätigung.
Wichtige Hinweise zum Ablauf über Pretix:
- Die Zugangsdaten zum Online-Seminar (Zoom) sind ebenfalls über diesen Link abrufbar.
- Wird bei der Anmeldung die E-Mail-Adresse der teilnehmenden Person angegeben, erhält jede teilnehmende Person eine eigene Anmeldebestätigung mit Link zu Zugangsdaten und Teilnahmebescheinigung.
- Wird eine Sammeladresse der koordinierenden Stelle angegeben, erhält ausschließlich diese Adresse die Anmeldebestätigung. In diesem Fall ist die Koordination dafür verantwortlich,
- die Zugangsdaten rechtzeitig weiterzuleiten und
- die Teilnahmebescheinigungen nach dem Seminar an die Teilnehmenden weiterzugeben.
Ist die Grundlagenschulung interaktiv oder eher frontal?
Wie alle meine Seminare ist auch die Grundlagenschulung interaktiv gestaltet. Der Austausch und die aktive Mitarbeit dienen dazu, das Gelernte zu festigen und Sicherheit für die Praxis zu gewinnen.
Interne Seminare
Wie viel Vorlauf brauche ich für die Umsetzung eines internen Seminars?
Das hängt von meiner Verfügbarkeit und vom gewünschten Umfang ab. Wenn keine besonderen Anpassungen erforderlich sind, ist eine Umsetzung in der Regel auch kurzfristig mit etwa einer Woche Vorlauf möglich.
Zu welchen Tagen und Uhrzeiten kann ein Seminar stattfinden?
Grundsätzlich können Seminare – je nach Verfügbarkeit – an allen Wochentagen stattfinden. Der frühestmögliche Beginn ist um 10:00 Uhr. Darüber hinaus stimmen wir die Zeiten flexibel im persönlichen Austausch ab; Termine bis in die Abendstunden sind ebenfalls möglich.
Ist die maximale Teilnehmendenzahl festgelegt?
Die angegebene maximale Teilnehmendenzahl ist so gewählt, dass auch bei hohem Austausch eine gute Moderation möglich ist.
Wenn der Koordination bewusst ist, dass der Austausch bei größeren Gruppen ggf. eingeschränkt ist, kann die Teilnehmendenzahl nach Absprache erhöht werden.
Benötigen Sie vorab die Namen der Teilnehmenden?
Nein. Im Sinne des Datenschutzes halte ich dieses Format bewusst schlank.
Eine ungefähre Teilnehmendenzahl reicht für die Vorbereitung aus.
Wie kann ich ein internes Seminar anfragen?
Die Anfrage kann per E-Mail, über das Kontaktformular oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.
Gibt es Teilnahmebescheinigungen?
Ja. Ich kann Teilnahmebescheinigungen erstellen oder bestehende Bescheinigungen Ihrer Organisation ergänzen. Das Vorgehen stimmen wir individuell ab.
Muss ich als Koordination beim Seminar dabei sein?
Nein. Ob Sie durchgehend teilnehmen, nur zu Beginn oder am Ende dazukommen oder nicht anwesend sind, handhaben Koordinationsstellen sehr unterschiedlich. Ich richte mich hier nach Ihrer Präferenz.
Erhalten die Teilnehmenden Unterlagen im Nachgang?
Ja. Je nach Format erhalten die Teilnehmenden entweder die Präsentation oder ein Handout mit den zentralen Inhalten.
Können Sie die Teilnahme dokumentieren, wenn ich nicht dabei bin?
Ja, das ist möglich.
Ist es in Ordnung, wenn Teilnehmende später kommen oder früher gehen?
Das überlasse ich der Entscheidung der koordinierenden Stelle. Sie legen fest, wie in Ihrem Pool damit umgegangen wird.
Fortbildungen mit Einzelplatzbuchung
Teilnahmecodes und Fortbildungsanmeldung
Grundsätzliches
Was ist ein Teilnahmecode?
Ein Teilnahmecode entspricht einem Fortbildungsplatz innerhalb der angebotenen Fortbildungsreihe.
Mit einem Teilnahmecode kann eine ehrenamtliche Sprachmittlerin bzw. ein ehrenamtlicher Sprachmittler einmalig an einer Fortbildung teilnehmen.
Ein Teilnahmecode
- ist kein Gutschein,
- hat keinen Geldwert,
- berechtigt ausschließlich zur Teilnahme an einer Fortbildung.
Für welchen Zeitraum gelten die Teilnahmecodes?
Teilnahmecodes sind jeweils für ein Kalenderhalbjahr gültig (z. B. 1. Halbjahr oder 2. Halbjahr).
Sie können ausschließlich innerhalb dieses Zeitraums eingelöst werden.
Nicht eingelöste Teilnahmecodes
- verfallen mit Ablauf des Halbjahres,
- können nicht in ein folgendes Halbjahr übertragen werden,
- werden nicht erstattet.
Wann werden die Fortbildungstermine angeboten?
Zu Beginn jedes Kalenderhalbjahres werden ausreichend Fortbildungstermine eingeplant, um das angebotene Kontingent an Teilnahmecodes grundsätzlich innerhalb des Halbjahres abdecken zu können.
Die Termine werden nach und nach in Abhängigkeit von der Zahl der Buchungen und der Einlösung von Codes freigeschaltet.
Können Ehrenamtliche frei wählen, an welchem Termin sie teilnehmen?
Ja.
Die Ehrenamtlichen entscheiden selbst, für welchen Fortbildungstermin innerhalb des Gültigkeitszeitraums sie ihren Teilnahmecode nutzen möchten.
Die Teilnahme erfolgt jedoch nach Verfügbarkeit freier Plätze und sollte nicht zu lange aufgeschoben werden.
Gibt es eine Garantie für einen Platz zu einem bestimmten Termin?
Nein.
Es besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Termin oder Zeitpunkt. Die Teilnahme ist nur möglich, solange freie Plätze verfügbar sind. Ein Anspruch auf weitere Termine besteht nicht.
Verantwortung und Nutzung der Codes
Wer ist für die rechtzeitige Einlösung der Codes verantwortlich?
Die Auswahl des Termins und die rechtzeitige Anmeldung liegen in der Verantwortung der teilnehmenden Ehrenamtlichen bzw. der koordinierenden Stelle.
Als Koordination sollten Sie Ihre Ehrenamtlichen ausdrücklich auf Folgendes hinweisen:
- die zeitliche Begrenzung der Teilnahmecodes,
- die Notwendigkeit einer frühzeitigen Anmeldung,
- eine rechtzeitige Stornierung, sollten sie verhindert sein.
Was passiert, wenn Teilnahmecodes sehr spät eingelöst werden?
Wird ein Teilnahmecode erst sehr spät im Halbjahr eingelöst, kann nicht gewährleistet werden, dass noch freie Plätze verfügbar sind.
Für eine verspätete Einlösung oder eine daraus resultierende Nichtteilnahme wird keine Verantwortung übernommen, sofern bei Bereitstellung des Kontingents ausreichend Fortbildungstermine angeboten wurden.
Außerdem kann es dazu führen, dass andere Sprachmittlungspools keine Kontingente in Anspruch nehmen können, da verfügbare Plätze für bestehende, aufgesparte Codes freigehalten werden müssen und keine weiteren verkauft werden können.
Können nicht genutzte Teilnahmecodes erstattet werden?
Nein.
Eine Erstattung des erworbenen Kontingents an Teilnahmecodes ist unabhängig vom Zeitpunkt der Einlösung ausgeschlossen.
Können Teilnahmecodes in das nächste Halbjahr übertragen werden?
Nein.
Eine Übertragung in ein folgendes Kalenderhalbjahr ist nicht möglich.
Die zeitliche Begrenzung ist notwendig, um Fortbildungsplätze realistisch planen und anbieten zu können.
Können Teilnahmecodes auf andere Personen übertragen werden?
Ja.
Solange ein Teilnahmecode noch nicht eingelöst wurde und sich innerhalb des Gültigkeitszeitraums befindet, kann er von der koordinierenden Stelle an eine andere Person des Sprachmittlungspools weitergegeben werden.
Eine Übertragung in ein anderes Kalenderhalbjahr ist nicht möglich.
Organisation & Ablauf
Warum sind zu Beginn nicht alle Fortbildungstermine sichtbar?
Die Fortbildungstermine werden im Verlauf des Kalenderhalbjahres schrittweise veröffentlicht.
So wird sichergestellt, dass sich die Teilnehmenden nicht auf zu viele einzelne Termine verteilen und die Seminare gut ausgelastet sowie interaktiv durchgeführt werden können.
Zu jedem Zeitpunkt des Kaufs eines Kontingents wird geprüft und sichergestellt, dass ausreichende Fortbildungstermine vorgesehen sind, um eine Teilnahme grundsätzlich zu ermöglichen.
Weitere Termine können – abhängig von Nachfrage und Einlöseverhalten – ergänzt werden. Ein Anspruch auf zusätzliche Termine über die zum Kaufzeitpunkt angebotenen hinaus besteht nicht.
Um eine Teilnahme zu gewährleisten und Wunschtermine nutzen zu können, empfehle ich eine zeitnahe Einlösung der Teilnahmecodes.
Je früher Codes eingelöst werden, desto besser lassen sich zusätzliche Termine planen und desto mehr Personen können insgesamt am Format teilnehmen.
Warum muss meine Bestellung erst freigegeben werden?
Durch die Freigabe stelle ich zum einen sicher, dass die Bestellung durch eine koordinierende Stelle erfolgt.
Zum anderen stelle ich sicher, dass zum Zeitpunkt des Kaufs genügend Plätze vorhanden sind, um die erworbenen Codes grundsätzlich einlösen zu können.
Erst nach dieser Prüfung gebe ich die Bestellung frei.
Der Vertrag kommt somit erst nach der Freigabe zustande, und Sie erhalten die Codes nach der Freigabe.
Wann und wie erhalte ich die Teilnahmecodes?
Nach Freigabe Ihrer Bestellung erhalten Sie zunächst eine Bestätigung und Ihre Rechnung.
Im Anschluss erstelle ich Ihre Codes und lasse sie Ihnen per E-Mail zukommen.
Worauf sollte ich bei der Verteilung der Codes achten?
Ich empfehle Ihnen, sich intern zu vermerken, welchen Code Sie an welche Person Ihres Sprachmittlungspools ausgegeben haben.
So können Sie Codes erneut ausgeben, falls jemand ihn verloren hat oder den Sprachmittlungspool verlässt und Sie den Teilnahmecode anderweitig vergeben möchten.
Können Sprachmittler*innen ihre Anmeldung stornieren?
Ja.
Eine Stornierung ist bis 24 Stunden vor Seminarbeginn möglich.
Der verwendete Teilnahmecode wird dadurch automatisch reaktiviert und kann für einen anderen Fortbildungstermin innerhalb des Gültigkeitszeitraums erneut genutzt werden.
Bei einer späteren Absage oder bei Nichterscheinen verfällt der Teilnahmecode.
Woher weiß ich, ob meine Sprachmittler*innen einen Code eingelöst haben und am Seminar teilgenommen haben?
Leider kann ich nicht nach jedem Seminar allen Koordinator*innen proaktiv Bescheid geben.
Die Teilnehmenden erhalten im Anschluss an das Seminar eine Teilnahmebescheinigung.
Ich empfehle, dass Sie bei Ausgabe der Codes darum bitten, dass nach Teilnahme am Seminar die Bescheinigung als Nachweis bei Ihnen vorgelegt wird.
Zudem schaue ich auf Nachfrage gerne nach, wie viele Codes bereits eingelöst bzw. für zukünftige Buchungen eingeplant wurden.
Wie erfahre ich, ob neue Termine hinzugefügt wurden oder die Plätze eng werden?
Am besten tragen Sie sich für meinen Newsletter ein.
Darüber informiere ich über neue Verfügbarkeiten oder abnehmende Kapazitäten.
Zugangsdaten und Teilnahmebescheinigung (Pretix)
Die Zugangsdaten zum Online-Seminar (Zoom) sind über den Link in der Anmeldebestätigung abrufbar.
Bei zahlungspflichtigen Buchungen finden Sie den Link in der Bestellbestätigung.
Über denselben Link ist nach dem Seminar auch die Teilnahmebescheinigung abrufbar.
Wird die E-Mail-Adresse der teilnehmenden Person angegeben, erhält jede teilnehmende Person eine eigene Bestätigung mit Link.
Wird eine Sammeladresse der Koordination verwendet, erhält ausschließlich diese Adresse die Bestätigung. In diesem Fall ist die Koordination für die Weiterleitung der Zugangsdaten und Teilnahmebescheinigungen verantwortlich.
Personenbezogene Einzelplatzbuchung durch die Koordination
Was ist eine personenbezogene Einzelplatzbuchung?
Bei einer personenbezogenen Einzelplatzbuchung wird ein Fortbildungsplatz direkt für eine konkret benannte Person gebucht.
Die Buchung
- erfolgt durch die koordinierende Stelle,
- ist zahlungspflichtig,
- ist namentlich zugeordnet,
- gilt für einen konkreten Fortbildungstermin.
Ist eine personenbezogene Einzelplatzbuchung stornierbar?
Nein.
Personenbezogene Einzelplatzbuchungen sind verbindlich und nicht stornierbar, unabhängig davon, ob die benannte Person tatsächlich teilnimmt.
Warum sind personenbezogene Einzelplatzbuchungen verbindlich?
Teilnahmecodes sind bewusst auf maximale Flexibilität ausgelegt.
Sie ermöglichen eine freie Terminwahl innerhalb des Halbjahres sowie Stornierungen bis 24 Stunden vor Seminarbeginn. Diese Flexibilität bringt jedoch auch Planungsunsicherheiten mit sich, die in diesem Format einkalkuliert sind.
Personenbezogene Einzelplatzbuchungen hingegen sind zahlungspflichtige Buchungen für einen konkreten Termin und eine benannte Person.
Um Fortbildungen verlässlich planen, Gruppen sinnvoll zusammensetzen und Plätze fair vergeben zu können, ist hier mehr Verbindlichkeit erforderlich.
Kann eine andere Person teilnehmen, wenn die ursprünglich angemeldete Person verhindert ist?
Ja.
Die Koordination kann bis 1 Stunde vor Seminarbeginn eine andere teilnehmende Person benennen.
Auf wen wird die Teilnahmebescheinigung ausgestellt?
Die Teilnahmebescheinigung wird auf die tatsächlich teilnehmende Person ausgestellt, sofern der Namenswechsel rechtzeitig mitgeteilt wurde.
Allgemeine Fragen zur Buchung über Pretix
Müssen Koordinator*innen oder Teilnehmende ein Benutzerkonto bei Pretix anlegen?
Nein.
Sowohl Koordinator*innen als auch Teilnehmende können Buchungen bzw. Anmeldungen als Gast durchführen.
Wenn jedoch mehrere Bestellungen vorgenommen werden, kann ein Benutzerkonto sinnvoll sein. In diesem Fall sind die Daten bereits hinterlegt, und Bestellungen lassen sich gesammelt einsehen und verwalten.
Können Teilnehmende in Pretix Rechnungsinformationen oder Preise einsehen?
Nein.
Teilnehmende gelangen über den Link in der Anmeldebestätigung ausschließlich auf eine systemseitige Übersichtsseite, auf der
- die Daten des Seminars,
- die Zugangsdaten sowie
- nach dem Seminar die Teilnahmebescheinigung
angezeigt werden.
Rechnungsinformationen, Preise oder weitere Bestelldaten der Koordination sind für Teilnehmende nicht sichtbar.